Poznaj 4 kroki do efektywnego zarządzania czasem pracy

Kto z nas nie zna problemu piętrzących się obowiązków i zbyt małej ilości czasu, by zrealizować wszystkie zadania. W takiej sytuacji szczególnie często znajdują się przedsiębiorcy i osoby prowadzące własny biznes. Pojawia się frustrujące pytanie, jak to wszystko zrobić i dlaczego doba trwa tylko 24 godziny? Zaczynamy nadmiernie się stresować, a godziny pracy wydłużają się. Wraz z rozwojem biznesu, pojawiają się nowe wyzwania. Na własnej skórze przekonałam się, jak ważne jest efektywne gospodarowanie czasem, wręcz zarządzanie samym sobą. Być może już wypracowałyście swoje własne sposoby działania. W tym wpisie opowiem Wam, jak stworzyć dobry plan działania oparty na 4 etapach oraz przedstawię ciekawe techniki zarządzania czasem. 

 

1. Określ zadania i cele 

Dzień w pracy warto rozpocząć od sporządzenia pisemnej listy zadań do wykonania. Jeśli nie wiemy dokładnie, czym musimy się zająć, marnujemy cenny czas na niepotrzebne zajęcia. Taką listę można również stworzyć przed wyjściem z pracy, by następnego dnia od razu zacząć działać. Zastanów się, ile czasu potrzebujesz na wykonanie poszczególnych zadań, czego będą one od Ciebie wymagać i czy jesteś w stanie zrealizować je sama.  

 

2. Zaplanuj działania i określ priorytety 

Następny etap to stworzenie harmonogramu działania, czyli kolejności, według której będziemy wykonywać zadania. Na tym etapie ważne jest określenie priorytetów. Pozwoli to uporządkować obowiązki i zapewni realizację najważniejszych zadań. Na tym etapie pomocne będzie wykorzystanie metody ABC czy matrycy zarządzania czasem Stephana Coveya.  

Masz już przygotowaną listę zadań, teraz należy skategoryzować je według techniki ABC. Polega ona na tym, by podzielić obowiązki na 3 kategorie na podstawie ich ważności. Czynności z grupy A to te, które są najbardziej istotne i priorytetowe, wymagają natychmiastowej realizacji. To również zadania, których ze względu na ich charakter, nie możesz delegować. Grupa B to mniej ważne obowiązki, jednakże również powinny zostać wykonane. Jeśli masz zbyt dużo na głowie, zadania typu B można częściowo zlecić innym osobom. Wreszcie grupa C, czyli czynności najmniej ważne. To zadania, które wykonywane są po zrealizowaniu obowiązków typu A i B. Można odłożyć je na później lub przekazać współpracownikom. Przypisując do każdego zadania jedną kategorię, jesteśmy w stanie uporządkować je według ważności i efektywnie pracować. 

Inny sposób na określenie priorytetów i zaplanowanie kolejności wykonywania zadań to analiza matrycy Coveya. Składa się ona z 4 części i dzieli czynności według dwóch kryteriów – pilne oraz ważne: 

 

Mając już listę działań, możesz zacząć je kategoryzować. Dobrym narzędziem, które ci w tym pomoże, jest matryca zarządzania czasem Coveya. Covey umieszcza zadania w czterech ćwiartkach: 

• Ćwiartka I: zadania, które są pilne i ważne. Te zadania obejmują reakcję na sytuacje kryzysowe oraz dotrzymywanie nieprzekraczalnych terminów. 
• Ćwiartka II: zadania, które są ważne, ale nie pilne. Można do nich zaliczyć budowanie relacji, planowanie i przygotowanie. 
• Ćwiartka III: zadania, które są pilne, ale nie ważne. Tu trafia wiele spośród naszych e‑maili, rzeczy, które przerywają nam pracę, oraz niektóre spotkania. 
• Ćwiartka IV: zadania, które nie są ani pilne, ani ważne. Nie trzeba tego tłumaczyć. 

Większość naszego czasu pochłaniają ćwiartki I i III (strefa e‑maili). Jeśli poświęcasz zbyt dużo czasu w ćwiartce IV, to masz poważny problem. Pozbądź się jak najwięcej spośród tych zadań. Z kolei ćwiartka II nie przyciąga wystarczająco dużo uwagi. To zadania, które wymagają poświęcenia czasu, być może wymagające spokojnego zastanowienia oraz zaplanowania dalszych działań. Poza oczywistymi zaletami związanymi z przygotowaniem autentyczną korzyść przynosi pogrążenie się w zadaniu, które wymaga wysiłku intelektualnego lub koncentruje się na przyszłości. 

 

3. Realizuj 

Jeśli wszystko jest poukładane i zaplanowane – zacznij działać!  

Pewnie pamiętasz, że w szkole wolałaś najpierw odrobić trudniejsze zadania, a na koniec zostawić tę przyjemniejsze i mniej absorbujące. Przenieś tę zasadę do pracy, a gdy pod koniec dnia będziesz już zmęczona, to z uśmiechem zobaczysz, że została Ci ta mniej wymagająca część listy zadań. Jednak, jak sobie radzić z tzw. rozpraszaczami czasu – powiadomieniami z Facebooka, telefonami, smsami i krótkimi rozmowami przy ekspresie do kawy? Nie ma na to jednego antidotum, ale możemy po prostu wyłączyć przychodzące powiadomienia z social media, wyłączyć dźwięk w telefonie i schować go do torebki, zrobić kawę i asertywnie (ale zawsze miło – pamiętaj) przerwać koleżance pogaduszki, a na pewno zrozumie, że masz dużo pracy. 

Przerwy i małe przyjemności są niezwykle ważne w efektywnej pracy, jednak warto rozróżnić chwilowe „ładowanie baterii” od wymigiwania się od obowiązków;) 

 

4. Kontroluj 

Równie istotnym elementem podczas realizacji zaplanowanych działań jest systematyczna kontrola. Sprawdzaj na bieżąco, czy nie wkradły się niechciane błędy, a może za dużo czasu zajmuje Ci aktualnie wykonywane zadanie? Nie chciałabyś przegapić momentu, w którym brak kontroli nad czasem wpłynie negatywnie na finalny efekt.  

Dobrym rozwiązaniem jest wyznaczanie sobie godzin na takie krótkie podsumowania dotychczas realizowanych obowiązków, co pozwoli zaobserwować ewentualne niedociągnięcia i spóźnienia czasowe. Co więcej, pod koniec dnia spisz na kartce co udało Ci się zrobić i poukładaj zadania na następny poranek. Uwierz mi, taka kontrola własnej pracy jest często bardziej potrzebna niż nadzór nad innymi.  

 

Na koniec przedstawię Ci kilka porad, które spisane i powieszone na ścianie, mogą codziennie posłużyć  jako mini poradnik do efektywnego zarządzania czasem pracy: 

1. Zaplanuj wszystkie zadania na następny dzień w oparciu o techniki zarządzania czasem np. ABC.
2. Motywuj się pisząc każdego plan działania, co pozwoli odciążyć również Twoją pamięć.
3. Określaj hierarchię ważności zadań i zacznij od najistotniejszych. 
4. Pozbądź się tzw. „pożeraczy czasu”. 
5. Kontroluj swoją pracę. 
6. Znajdź czas na odpoczynek i odświeżenie umysłu! Tutaj dobrze sprawdzi się spacer. 
7. Bądź konsekwentny w planie działań. 
8. Bądź asertywny. 
9. Rozwijaj się na co dzień. 
10. UŚMIECHNIJ SIĘ!