Jak zorganizować event beauty w salonie?

Zastanawiałaś się kiedyś nad organizacją wydarzenia w swoim salonie? A może od razu założyłaś, że nie jest to przedsięwzięcie dla Ciebie – nie masz pomysłu,  wymaga za dużo pracy,  jest skomplikowane i trudne do zaplanowania. Przeczytaj uważnie, a zobaczysz, że event to świetny pomysł dla Ciebie i Twojej firmy. 

Nie taki event straszny

Zacznijmy od początku. Event to niekoniecznie ogromna konferencja czy koncert. Co więcej, nie musi wiązać się z poważnymi nakładami finansowymi. Może to również być kameralne spotkanie, pokaz czy szkolenie w Twoim salonie. Branża beauty idealnie nadaje się do organizowania mniejszych wydarzeń, podczas których zaprezentujesz nowy produkt, opowiesz o obecnych trendach czy po prostu porozmawiasz z gośćmi. Nie przejmuj się, jeśli Twój salon nie jest dużych rozmiarów i nie pomieści wielu gości – każde wydarzenie, niezależnie od jego rozmachu, to świetna promocja Twojej firmy, wyraz zaangażowania i troski o klientów. Ponadto organizacja eventów to sposób na budowanie świadomości marki oraz stworzenie i utrwalenie dobrych więzi z konsumentami. To również szansa dla firmy na osiągnięcie swoich celów oraz wykazanie się oryginalnością i kreatywnością.

Organizacja eventu w salonie niesie korzyści zarówno dla organizatora, jak i uczestników. To wyjątkowa okazja na osobiste spotkanie z klientami i na rozmowę, podczas której poznasz ich potrzeby oraz oczekiwania. Dodatkowo zaprezentujesz swoją firmę i jej pracowników. Z drugiej strony, uczestnictwo w wydarzeniu, to dla klientów możliwość poznania Twojej oferty, zadania nurtujących pytań i poszerzenia wiedzy.

 

Krok po korku – czyli jak to wszystko zaplanować

Każde przedsięwzięcie wiąże się ze szczegółowym planowaniem. Na początku może to wydawać się bardzo przytłaczające – w końcu wszystko trzeba przemyśleć i przygotować. W efekcie pojawia się zniechęcenie i rezygnacja z pomysłu. Z pomocą nadchodzi poniższa lista działań i wskazówek, które zdecydowanie ułatwią i uporządkują Wam pracę. 

Określ cele i odbiorców

Po pierwsze cele! Na samym początku ustal, w jakim celu odbędzie się wydarzenie. Od tego zależą kolejne kroki przygotowań. Zastanów się, co chcesz osiągnąć poprzez organizację eventu – wypromować markę, nawiązać relacje, a może przekazać wiedzę. Czy zależy Ci na wypromowaniu nowego produktu lub usługi i zwiększeniu sprzedaży? A może ważny jest dla Ciebie aspekt edukacyjny i chcesz przeprowadzić przy okazji szkolenie? Pamiętaj również o odbiorcach – czyli do kogo kierujesz swoje działania. Rozważ, czy uczestnikami eventu mają być Twoi obecni klienci czy wydarzenie skierowane będzie do szerszego otoczenia – czyli do nowych klientów salonu. Dobrze zdefiniowane cele oraz grupa odbiorów to podstawa każdego eventu. 

Zastanów się nad budżetem

W dalszej części przygotowań zastanów się nad budżetem, który możesz przeznaczyć na organizację eventu. Zaplanuj wydatki na elementy takie jak: atrakcje, poczęstunek, upominki dla uczestników, promocję wydarzenia oraz jego dokumentację. Dzięki temu będziesz mogła również dostosować liczbę gości, których możesz zaprosić. Co ważne, warto poświęcić większą kwotę na promocję eventu, aby poinformować o nim jak największą liczbę odbiorców. Jednak nie martw się, jeżeli nie możesz sobie pozwolić na zaangażowanie sporych zasobów finansowych. Dobra organizacja oraz znajomość celów pozwolą osiągnąć sukces nawet przy niewielkich środkach.

Jeżeli potrzebujesz dodatkowych funduszy, spróbuj znaleźć partnera i nawiązać współpracę. Czasem nie trzeba szukać daleko, może to być sąsiadująca firma, Twój dostawca, a może nawet klient.

Określ tematykę

To kolejny, niezwykle ważny etap przygotowań. W tym miejscu zastanów się, co interesuje Twoich odbiorców i jakie mogą mieć oczekiwania wobec wydarzenia. Pamiętaj, że to tematyka eventu decyduje o tym, czy pojawią się na nim goście. Przypomnij sobie cel, który postawiłaś na początku i na nim oprzyj plan całego eventu. Program wydarzenia musi być atrakcyjny dla gości, dlatego warto ich zaangażować np. poprzez możliwość przetestowania produktu czy usługi, udział w warsztatach, a także poprzez intrygującą rozmowę. Zastanów się również nad dodatkowymi korzyściami, które możesz zaoferować uczestnikom. Z pewnością ucieszą się otrzymując próbkę kosmetyku, rabat czy kupon.

Przygotowanie szczegółowego planu wydarzenia z pewnością okaże się pomocne, a na jego podstawie będziesz mogła przydzielić obowiązki pracownikom i kontrolować realizację działań. W programie eventu nie zapomnij uwzględnić również elementu rozrywki. Może to być przerwa na poczęstunek czy wypicie lampki wina. Jeśli masz taką możliwość, dobrym pomysłem będzie zaproszenie wyjątkowego gościa –specjalisty w dziedzinie beauty czy lokalnej gwiazdy. Wszystko to sprawi, że uczestnicy dobrze spędzą czas i na długo zapamiętają Twoje wydarzenie.

Wybierz termin

Wiesz już, jaki będzie scenariusz i tematyka Twojego eventu, w dalszej kolejności należy ustalić jego datę. To bardzo ważny element, gdyż niewłaściwy termin spowoduje niewielkie zainteresowanie Twoim wydarzeniem. Po pierwsze – dostosuj porę dnia oraz dzień tygodnia do gości. Zastanów się do kogo kierujesz swój event. Przykładowo, jeżeli chcesz zaprosić kobiety pracujące w ciągu tygodnia – zaplanuj event na weekend. Po drugie podaj termin z wystarczającym wyprzedzeniem – to kolejny czynnik, który ma wpływ na zainteresowanie potencjalnych uczestników. Muszą zostać poinformowani odpowiednio wcześnie, aby zaplanować udział w wydarzeniu i wpisać je do swojego kalendarza. Nie zapomnij sprawdzić, czy w okolicy nie odbywa się inny event w tym samym czasie.

Zadbaj o promocję i zaproś gości

Aby na wydarzeniu dopisała frekwencja, musisz dotrzeć do swoich odbiorców. Można to zrobić na kilka sposobów, które oczywiście zależą od Twojej grupy docelowej i dostępnych zasobów. Dobrym rozwiązaniem będzie stworzenie wydarzenia na stronie internetowej czy w social media. Zamieść tam najważniejsze informacje o evencie – jego program i atrakcje, określ też czy wydarzenie jest darmowe czy odpłatne. Możesz również wykorzystać formularz rejestracyjny, który pozwoli Ci kontrolować liczbę osób deklarujących swoje przybycie. Kolejnym sposobem komunikacji mogą być plakaty i ulotki, jednak pamiętaj, aby wszystko było spójne i atrakcyjne wizualnie. Formą promocji eventu może być dodatkowo zorganizowanie konkursu z nagrodami.

Jeżeli organizujesz wydarzenie dla swoich obecnych klientów, warto również zadbać o personalne zaproszenia. Możesz je wysłać mailem lub pocztą tradycyjną. Takie zaproszenia z pewnością są bardziej wyjątkowe i budują relacje z Twoimi klientami.

Nie zapomnij o szczegółach

To już prawie koniec przygotowań. Zadbaj jeszcze o materiały dla uczestników wydarzenia. Może to być przewodnik zawierający program eventu, krótkie przedstawienie zaproszonych gości, dane kontaktowe i pozostałe informacje, które uznasz za istotne. Dodatkowo warto przygotować drobne prezenty, które otrzyma każdy uczestnik. Czasem małe upominki w postaci kosmetyków, potrafią przynieść ogromną przyjemność Twoim gościom.

A co po wydarzeniu?

Wreszcie odbyło się Twoje wydarzenie. Za Tobą i Twoim zespołem dużo pracy i przygotowań. Na tym etapie zostało już tylko kilka zadań. Miłym gestem będzie podziękowanie gościom za uczestnictwo w wydarzeniu. Możesz to zrobić wysyłając do nich maile czy publikując post w swoich social mediach. Dodatkowo nie zapomnij o udostępnieniu relacji foto z przebiegu wydarzenia.

Warto również zapytać gości o ich opinie i przemyślenia. Miarą sukcesu Twojego wydarzenia jest zadowolenie jego uczestników. Dzięki zebraniu informacji zwrotnych będziesz mogła wyciągnąć wnioski, które z pewnością okażą się przydatne przy organizacji kolejnego eventu.

 

Działaj, bo warto!

Organizacja eventu wymaga dużej ilości pracy, umiejętności planowania i koordynowania wielu działań. To nie zadanie na jeden dzień, dlatego nie obawiaj się szukać wsparcia i zaangażuj swoich współpracowników. Niezależnie od tego, ile czasu poświęcisz na zaplanowanie wydarzenia – z pewnością coś pójdzie nie tak. Jednak nie przejmuj się tym – to nieodłączny element organizowania eventów. Wystarczy odrobina elastyczności i cierpliwości, a ze wszystkim sobie poradzisz. Efekt Ci to wynagrodzi. Takie personalne spotkanie zbuduje pozytywny wizerunek Twojej firmy, wesprze lojalność klientów, a jednocześnie będzie dla Ciebie nowym doświadczeniem.

Pamiętaj, że wydarzenie ma być przede wszystkim przyjemne i pożyteczne, zarówno dla gości, jak i dla Ciebie. Na sam koniec sprawdź, w jakim stopniu udało Ci się osiągnąć cele i przede wszystkim – ciesz się swoim sukcesem!