Jak pracować efektywnie?

To pytanie prawdopodobnie każdy z nas zadał sobie choć raz w swojej karierze zawodowej. Wielu z nas obiecuje sobie, że będzie pracować mniej i więcej czasu poświęcać rodzinie, przyjemnościom, rozwijaniu swoich pasji. W przypadku niektórych z nas to jednak tylko plany, które nigdy nie zostają zrealizowane. Choć przyczyn może być wiele, nie ulega wątpliwości, że główną jest brak zdolności do efektywnej pracy. Sztuką nie jest pracować długo, ale skutecznie 🙂 O tym, jak to zrobić, czytajcie w dzisiejszym wpisie!

 

Deleguj zadania

To bolączka wielu menadżerów, koordynatorów, szefów – chcą wszystko zrobić sami sądząc, że to najlepsze wyjście. Po części to prawda, ponieważ realizacja niektórych z zadań wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Są jednak przypadki takich zadań, które bez obawy przed utratą jakości przekazać możesz swoim pracownikom. Oni, czując na sobie odpowiedzialność wynikającą z powierzania coraz bardziej wymagających zadań, dużo bardziej zaangażują się i będą chcieli wywiązać się z zadania. Ty z kolei zyskasz cenne minuty czy godziny, które spożytkować będziesz mogła tak, jak chcesz.

 

Wyłącz rozpraszacze

Zabierasz się za zadanie, które wymaga od Ciebie pełnego skupienia i zaangażowania. W pogotowiu masz kubek gorącej kawy, wiesz, że najbliższe godziny spędzisz właśnie na tym zajęciu. Nagle dostajesz sms – koleżanka chce umówić się z Tobą na kawę. Odpisujesz, że nie dasz rady… Pracujesz przez 20 minut, ale Twój telefon zaczyna dawać Ci sygnały, że ktoś odezwał się do Ciebie poprzez Facebook. Wyciszasz go. Wtedy… Słyszysz dźwięk swojego dzwonka: klientka dzwoni, aby zgłosić reklamację. Nagle orientujesz się, że minęła godzina, a Ty nic jeszcze nie zrobiłaś! Główną przyczyną są rozpraszacze, czyli otaczające Cię urządzenia elektroniczne, jak telefon czy komputer.

 

 

Skup się na jednej czynności

Wyłączenie rozpraszaczy na niewiele się zda, jeśli nie będziesz potrafiła zapanować nad rozproszeniem. Nawet jeśli ogrom zadań do wykonania budzi w Tobie niepokój, od podejmowania się wszystkiego jednocześnie znacznie lepszym wyjściem jest wykonanie jednej czynności – za to dokładnie. Jeśli więc nie wiesz, od czego zacząć… zacznij od czegokolwiek, byle była to tylko jedna rzecz 🙂

 

 

Twórz listy

Pamiętasz wpis o tworzeniu planów za pomocą metody S.M.A.R.T? Być może nie musisz każdego ze swoich planów rozpisywać w ten sposób, mimo wszystko sporządzanie listy rzeczy do zrobienia jest bardzo pomocne w ujarzmianiu ich. Gdy więc masz tyle na głowie, że zupełnie nie potrafisz podjąć decyzji, od czego zacząć, spisz sobie, co masz do zrobienia. Obowiązki możesz podzielić na różne kategorie. Zrealizowanie części z nich wymagać może kooperacji z innymi, co też musisz wziąć pod uwagę przy planowaniu działań.

Jeśli coś zajmie mniej niż 5 minut, zrób to od razu

Znasz piętrzące się, drobne zadania, które pozornie wyglądają niegroźnie, jednak gdy skumuluje ich się zbyt wiele, tracisz godziny na wywiązanie się z nich? To wszelkie sprawy związane z odpisywaniem na maile, przekazywaniem informacji, oddzwanianiem… Stosuj zasadę 5 minut. Jeśli dostaniesz mail, a odpisanie na niego zajmie Ci mniej niż 5 minut, odpisz od razu. Podobnie sprawa wygląda z innymi, drobnymi zajęciami. Podejmuj się ich od razu, jeśli nie chcesz ściągać na siebie gradu obowiązków.

Wykonuj zadania dokładnie

Czy jest coś gorszego od niedokończonego zadania, do którego musisz wracać wielokrotnie? Zaoszczędź czas i przykładaj się do pracy tak, aby daną rzecz robić tylko raz (o ile to możliwe). Choć większość z nas nastawiona jest na szybkie efekty, lepiej o dozę cierpliwości i skupienie na jednym zadaniu.

 

 

Odpoczywaj

Na swoim blogu wielokrotnie już o tym pisałam: odpoczynek to nieodzowna część pracy. W związku z tym w Twoim kalendarzu powinny być też przewidziane godziny czy dni na relaks. Gdy jesteś przemęczona, nie masz energii do pracy i mimowolnie wykonujesz ją mniej skutecznie. Zachowaj równowagę pomiędzy obowiązkami a odpoczynkiem, a Twoja praca stanie się efektywniejsza.